Що таке запит пропозиції (RFP)?

Запит на пропозицію (RFP) — це маркетинговий термін для ділового документа, який заявляє та представляє інформацію про проект і вимагає від підрядників взяти участь у торгах для завершення проекту.

Більшість середніх і великих компаній, як правило, використовують Request for Proposal. У деяких випадках урядовий департамент або посади великої компанії також викликають відповідь від потенційних постачальників щодо бажаного ІТ-рішення — офіційну пропозицію.

Запит пропозиції визначає, що шукає замовник, і визначає кожен критерій оцінки, за яким буде оцінюватися пропозиція постачальника.

Що входить до запиту пропозицій?
Загалом у запиті пропозиції надається довідкова інформація про відповідальну організацію та напрями її діяльності (LOB), низку потреб, що враховують шукане рішення, а також критерії вимірювань, які розкривають, як будуть оцінюватися рекомендації.

Сегмент технічної документації (SOW) зазвичай включається до запиту пропозицій із зазначенням обсягу робіт або обсягу послуг, які будуть надані. У цьому розділі розглядаються завдання, які має виконати переможець торгів. І графік для надання результатів.

Інструкції для учасників торгів щодо того, як підготувати пропозицію, також включено до Запиту пропозицій. Цей розділ міститиме специфіку структури пропозиції та вказівки щодо створення та організації відповіді на запит пропозиції.

Що таке процес запиту пропозицій?

• Процес запиту пропозиції може розпочатися з чернетки запиту пропозиції.
• Учасники тендеру розглядають проект документу запиту та надають рекомендації щодо вдосконалення.
• Компанія, яка надсилає запит пропозицій, також може запросити потенційних учасників торгів поставити запитання щодо тендерної документації та дізнатися більше про проект на зустрічі перед тендером.
• Потім публікується остаточний запит пропозицій, який відображає відгуки, отримані на стадії чернетки, і учасники торгів подають пропозиції.
• Замовник може звузити список учасників торгів із меншої групи та розпочати переговори щодо ціни та технічної інформації. Готуючись до присудження контракту, клієнт може запросити інших учасників торгів надіслати найкращу та остаточну пропозицію.

Чому RFP важливі?
Запит на пропозицію важливий з кількох вагомих причин: інколи складність ІТ-підприємства вимагає офіційного запиту пропозицій. Асоціація може отримати вигоду від різних учасників торгів і точок зору, шукаючи інтегроване рішення, яке потребує поєднання технологій, роздрібних продавців і можливих налаштувань.

Наприклад, компанія, яка переходить від паперової системи до ПК, може вимагати рекомендацій щодо всього обладнання, програмування та навчання клієнтів, необхідних для створення та включення нової структури в асоціацію.