Что такое запрос предложений (RFP)?

Запрос предложений (RFP) — это маркетинговый термин для делового документа, в котором объявляется и представляется информация о проекте, а также содержится просьба к подрядчикам принять участие в торгах на завершение проекта.

Большинство средних и крупных компаний склонны использовать запрос предложений. В некоторых случаях государственные ведомства или крупные компании также требуют от потенциальных поставщиков ответа на предпочтительное ИТ-решение — официальное предложение.

Запрос предложения определяет, что ищет клиент, и определяет каждый критерий оценки, по которому будет оцениваться предложение поставщика.

Что включает в себя запрос предложений?
В общем, запрос предложений дает информацию об ответственной организации и ее направлениях деятельности (LOB), набор необходимых данных, учитывающих искомое решение, а также критерии оценки, показывающие, как будут оцениваться рекомендации.

Сегмент технического задания (SOW) обычно включается в запрос предложений, в котором указывается объем работ или объем предоставляемых услуг. В этом разделе рассматриваются задания, которые должен выполнить победитель торгов. И сроки предоставления результатов.

Руководство для участников тендера о том, как подготовить предложение, также включено в запрос предложений. В этом разделе будут описаны особенности структуры предложения и рекомендации по составлению и организации ответа на запрос предложений.

Каков процесс запроса предложений?

• Процесс запроса предложений может начаться с подготовки проекта запроса предложений.
• Участники тендера рассматривают проект запроса и представляют рекомендации по улучшению.
• Компания, подающая запрос предложений, также может предложить потенциальным участникам торгов задать вопросы о тендерной документации и узнать больше о проекте на предтендерной встрече.
• Затем публикуется окончательный запрос предложений, в котором отражаются отзывы, полученные на стадии проекта, и участники торгов подают свои предложения.
• Клиент может выделить участников торгов из меньшей группы и начать переговоры о цене и технической информации. При подготовке к присуждению контракта клиент может предложить оставшимся участникам торгов отправить лучшее и окончательное предложение.

Почему RFP важны?
Запрос предложений важен по нескольким веским причинам: Иногда сложность ИТ-предприятия требует официального запроса предложений. Ассоциация может извлечь выгоду из различных участников торгов и точек зрения при поиске комплексного решения, требующего сочетания технологий, розничных продавцов и возможных установок.

Например, компания, переходящая от бумажной системы к системе на базе ПК, может потребовать рекомендации по всему оборудованию, программированию и обучению клиентов, необходимые для создания и внедрения новой структуры в ассоциацию.