Wat is Request for Proposal (RFP)?

Een Request for Proposal (RFP) is een marketingterm voor een bedrijfsdocument waarin informatie over een project wordt gedeclareerd en gepresenteerd en aannemers worden verzocht een bod uit te brengen om het project te voltooien.

De meeste middelgrote en grote bedrijven maken gebruik van Request for Proposal. In verschillende gevallen vraagt ​​een overheidsafdeling of een groot bedrijf ook om een ​​reactie van potentiële leveranciers voor een IT-oplossing die de voorkeur heeft: een formeel bod.

De offerteaanvraag definieert waar de klant naar op zoek is en identificeert elk beoordelingscriterium waarop het voorstel van een leverancier zou worden beoordeeld.

Wat zit er in een Request for Proposal?
Over het algemeen geeft een voorstel tot het indienen van een voorstel achtergrondinformatie over de verantwoordelijke organisatie en haar bedrijfsactiviteiten (LOB's), een aantal noodzakelijke zaken die de gezochte oplossing tellen, en criteria die onthullen hoe aanbevelingen zullen worden geëvalueerd.

Meestal wordt in de Request for Proposal een Statement of Work (SOW)-segment opgenomen, waarin de omvang van de werkzaamheden of de omvang van de te leveren dienst(en) wordt gespecificeerd. In dit gedeelte worden de opdrachten behandeld die door de winnende bieder moeten worden uitgevoerd. En een tijdlijn voor de op te leveren resultaten.

In de Request for Proposal vindt u ook richtlijnen voor bieders over het opstellen van een voorstel. In dit gedeelte worden de details van de structuur van het voorstel opgenomen, evenals richtlijnen voor het opstellen en organiseren van het antwoord op de Request for Proposal.

Wat is het proces van een verzoek tot voorstel?

• Het Request for Proposal-proces kan beginnen met een concept Request for Proposal.
• Bieders beoordelen het conceptaanvraagdocument en dienen aanbevelingen voor verbetering in.
• Het bedrijf dat een Request for Proposal uitbrengt, kan potentiële bieders ook uitnodigen om vragen te stellen over het biedingsdocument en meer te weten te komen over het project tijdens een pre-bid meeting.
• Vervolgens wordt de definitieve Request for Proposal vrijgegeven, waarin de feedback wordt weergegeven die is verkregen tijdens de conceptfase, en dienen bieders voorstellen in.
• De klant kan bieders uit een kleinere groep selecteren en deelnemen aan de onderhandelingen over prijs en technische informatie. Ter voorbereiding op de gunning van een opdracht kan de opdrachtgever de overige bieders uitnodigen een best and final offer te sturen.

Waarom zijn RFP’s belangrijk?
Een RFP is om een ​​aantal goede redenen belangrijk: Soms vereist de complexiteit van een IT-onderneming een formele RFP. Een vereniging kan profiteren van verschillende bieders en standpunten bij het zoeken naar een geïntegreerde oplossing die een mix van technologieën, retailers en mogelijke opstellingen vereist.

Een bedrijf dat bijvoorbeeld overstapt van een op papier gebaseerd raamwerk naar een pc-gebaseerd raamwerk, kan aanbevelingen eisen voor alle apparatuur, programmering en klanttraining die nodig zijn om het nieuwe raamwerk op te bouwen en in de vereniging te integreren.