Che cos'è la richiesta di proposta (RFP)?

Una richiesta di proposta (RFP) è un termine di marketing per un documento commerciale che dichiara e presenta informazioni su un progetto e richiede agli appaltatori di fare un'offerta per completare il progetto.

La maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni tende a utilizzare la richiesta di proposta. In molti casi, un dipartimento governativo o posizioni di grande azienda richiedono anche una risposta da parte di potenziali fornitori per una soluzione IT preferita: un'offerta formale.

La richiesta di proposta definisce ciò che il cliente sta cercando e identifica ciascun criterio di valutazione in base al quale verrebbe valutata la proposta di un fornitore.

Cosa è incluso in una richiesta di proposta?
In generale, una richiesta di proposta fornisce informazioni sull'organizzazione responsabile e sulle sue linee di business (LOB), una serie di necessità che comprendono la soluzione ricercata e misure di criteri che svelano come verranno valutate le raccomandazioni.

Un segmento di Statement of Work (SOW) è solitamente incluso nella richiesta di proposta, specificando l'ambito del lavoro o l'ambito dei servizi da fornire. Questa sezione riguarda gli incarichi che dovranno essere svolti dall'offerente vincitore. E una tempistica da fornire per i risultati finali.

Nella richiesta di proposta sono incluse anche indicazioni per gli offerenti su come preparare una proposta. Questa sezione includerà le specifiche della struttura della proposta e indicazioni su come costruire e organizzare la risposta alla richiesta di proposta.

Qual è il processo di una richiesta di proposta?

• Il processo di richiesta di proposta può iniziare con una bozza di richiesta di proposta.
• Gli offerenti esaminano la bozza del documento di richiesta e inviano raccomandazioni per il miglioramento.
• La società che emette una richiesta di proposta può anche invitare i potenziali offerenti a porre domande sul documento di gara e saperne di più sul progetto in una riunione pre-gara.
• Quindi, viene rilasciata la richiesta di proposta finale, che riflette il feedback ottenuto durante la fase di bozza, e gli offerenti presentano le proposte.
• Il cliente può restringere gli offerenti da un gruppo più piccolo e partecipare alle trattative sui prezzi e sulle informazioni tecniche. In preparazione all'aggiudicazione dell'appalto, il cliente può invitare gli offerenti rimanenti a inviare un'offerta migliore e definitiva.

Perché le RFP sono importanti?
Una RFP è importante per alcune buone ragioni: a volte, la complessità di un'impresa IT richiede una RFP formale. Un'associazione può trarre profitto da diversi offerenti e punti di vista quando cerca una soluzione integrata che richieda una combinazione di tecnologie, rivenditori e possibili configurazioni.

Un'azienda che passa da un sistema cartaceo a uno basato su PC, ad esempio, può richiedere consigli su tutte le attrezzature, la programmazione e la formazione del cliente necessarie per costruire e incorporare il nuovo sistema nell'associazione.