¿Qué es la Solicitud de Propuesta (RFP)?

Una Solicitud de propuesta (RFP) es un término de marketing para un documento comercial que declara y presenta información sobre un proyecto y solicita a los contratistas que presenten ofertas para completar el proyecto.

La mayoría de las medianas y grandes empresas tienden a utilizar la Solicitud de propuesta. En varios casos, un departamento gubernamental o puestos de una gran empresa también solicitan respuesta de proveedores potenciales para una solución de TI preferida: una oferta formal.

La solicitud de propuesta define lo que el cliente está buscando e identifica cada criterio de evaluación según el cual se evaluaría la propuesta de un proveedor.

¿Qué se incluye en una solicitud de propuesta?
En general, una solicitud de propuesta brinda antecedentes sobre la organización responsable y sus líneas de negocio (LOB), un conjunto de necesidades que cuentan la solución buscada y medidas de criterios que revelan cómo se evaluarán las recomendaciones.

Generalmente se incluye un segmento de Declaración de trabajo (SOW) en la Solicitud de propuesta, que especifica el alcance del trabajo o el alcance de los servicios que se brindarán. Esta sección aborda las tareas que deberá realizar el postor ganador. Y un cronograma para los entregables que se entregarán.

En la Solicitud de Propuesta también se incluye orientación para los licitantes sobre cómo preparar una propuesta. Esta sección incluirá los detalles de la estructura de la propuesta y orientación sobre cómo construir y organizar la respuesta a la Solicitud de Propuesta.

¿Cuál es el proceso de una solicitud de propuesta?

• El proceso de Solicitud de Propuesta puede comenzar con un borrador de Solicitud de Propuesta.
• Los postores revisan el borrador del documento de solicitud y presentan recomendaciones de mejora.
• La empresa que emite una solicitud de propuesta también puede invitar a posibles postores a hacer preguntas sobre el documento de licitación y obtener más información sobre el proyecto en una reunión previa a la licitación.
• Luego, se publica la solicitud de propuesta final, que refleja los comentarios obtenidos durante la etapa de borrador, y los postores presentan sus propuestas.
• El cliente puede seleccionar postores de un grupo más pequeño e iniciar negociaciones sobre precios e información técnica. En preparación para la adjudicación de un contrato, el cliente puede invitar a los postores restantes a enviar una mejor oferta final.

¿Por qué son importantes las RFP?
Una RFP es importante por varias buenas razones: a veces, la complejidad de una empresa de TI requiere una RFP formal. Una asociación puede beneficiarse de varios postores y puntos de vista cuando busca una solución integrada que requiera una combinación de tecnologías, minoristas y posibles configuraciones.

Una empresa que pasa de un sistema basado en papel a un sistema basado en PC, por ejemplo, puede exigir recomendaciones para todo el equipo, la programación y la capacitación del cliente necesarios para desarrollar e incorporar el nuevo sistema a la asociación.