Seguimiento de conversiones sin conexión: el eslabón perdido en su proceso de generación de leads
En la era digital actual, los especialistas en marketing tienen una capacidad sin precedentes para rastrear cada interacción en línea de los clientes en todos los canales. Pero cuando los clientes potenciales abandonan su sitio web, el rastro a menudo se pierde. Las conversiones fuera de línea, como llamadas telefónicas, envíos de formularios y reuniones, son invisibles sin las estrategias de seguimiento adecuadas. Es por eso que los especialistas en marketing están ampliando sus esfuerzos de análisis para vincular las interacciones en línea con los resultados fuera de línea.
La implementación de un sistema integral de seguimiento de conversiones fuera de línea proporciona visibilidad de extremo a extremo de su proceso de generación de leads. Al conectar contactos con clientes potenciales en línea con llamadas telefónicas, reuniones y acuerdos ganados, obtiene información útil para optimizar cada paso. Abordar el seguimiento offshore no sólo como un centro de costos, sino también como un centro de ganancias. La inteligencia derivada informará directamente las estrategias para mejorar la calidad de los clientes potenciales e impulsar el crecimiento de los ingresos. Este artículo explorará tácticas, herramientas y mejores prácticas de seguimiento fuera de línea para maximizar el rendimiento de la generación de leads.
Defina sus objetivos de conversión sin conexión
Antes de implementar el seguimiento, defina claramente qué es una conversión fuera de línea para su negocio. Normalmente, para la generación de leads, esto sería el envío de un formulario, una llamada telefónica desde una página de destino o una reunión en persona programada. Tenga implementado un sistema de seguimiento para conectar las conversiones fuera de línea con las interacciones en línea.
Para comenzar, reúna a las partes interesadas de los equipos de marketing, ventas y productos para alinearse en lo que constituye una conversión importante. Priorice el seguimiento de las actividades fuera de línea que tienen el mayor impacto a la hora de generar clientes potenciales calificados e impulsar el crecimiento.
Considere qué puntos de datos de cada conversión son más valiosos de capturar. Esto puede incluir información como fuente de clientes potenciales, campaña, página de destino, datos demográficos, detalles del proyecto, estado del presupuesto, etapa del comprador y más. Determine cómo estos datos fluirán hacia su CRM y sus informes.
Asegúrese de documentar los objetivos de conversión fuera de línea y el plan de seguimiento como referencia. Vuelva a visitarlo periódicamente para agregar o ajustar objetivos en función de cómo los conocimientos de seguimiento dan forma a su estrategia a lo largo del tiempo. Definir objetivos de conversión es un proceso en evolución.
Aproveche el software de seguimiento sin conexión
Ahora existe un software sofisticado para ayudar con el seguimiento fuera de línea. Soluciones como CallRail o Invoca registran llamadas telefónicas, rastrean el número de llamadas/duración y se integran con páginas de destino. Algunos también proporcionan transcripción de llamadas para analizar conversaciones. Estos datos pueden identificar qué campañas o palabras clave generan llamadas telefónicas.
Investigue diferentes opciones de software de seguimiento fuera de línea para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades y presupuesto. Busque plataformas que faciliten la conexión de datos en línea y fuera de línea para obtener una visión completa del recorrido del cliente. Si se incluye la grabación de llamadas, asegúrese de cumplir con las regulaciones.
Al evaluar las opciones, defina las funciones imprescindibles, como seguimiento de llamadas y mensajes de texto, formularios personalizables, puntuación de calidad de clientes potenciales, transcripciones de llamadas/mensajes de texto, integraciones de CRM e informes personalizables. Priorice la escalabilidad a medida que crecen sus necesidades.
Asigne un presupuesto para el software en función del alcance de las capacidades necesarias y la cantidad de usuarios. El software de calidad es indispensable para vincular los esfuerzos fuera de línea con sus actividades digitales. Los conocimientos prácticos justifican con creces la inversión.
Números de teléfono únicos y URL personalizadas
Cree números de teléfono y URL personalizados únicos para cada campaña, palabra clave o fuente de tráfico. Esto facilita identificar de dónde provienen los visitantes del sitio web si lo llaman o se reúnen con usted más tarde. Puede utilizar herramientas como CallTrackingMetrics o Google Voice para crear números de teléfono rastreables.
Al lanzar una nueva campaña, configure un nuevo número de teléfono para utilizarlo en todas las páginas de destino y anuncios relacionados. Utilice una URL personalizada que haga referencia al nombre de la campaña para que sea fácilmente identificable. Inicie la campaña y realice un seguimiento de qué fuentes en línea generan llamadas a cada número único.
Para ofertas de palabras clave altamente específicas en búsquedas pagas, dedique un número de seguimiento de llamadas único a cada una. Este nivel de granularidad le muestra qué palabras clave generan clientes potenciales en llamadas telefónicas. Continúe optimizando las campañas de búsqueda paga en torno a las palabras clave que generan más conversiones.
Si tiene ubicaciones comerciales físicas, utilice un número local único para cada una. Realice un seguimiento de las llamadas telefónicas que recibe cada ubicación hasta las fuentes de tráfico en línea. Esto ayuda a optimizar su alcance por área geográfica.
Implementar formularios de seguimiento de llamadas
Cuando los clientes potenciales llamen, pídales que completen un breve formulario de admisión para capturar datos clave. Esto puede incluir nombre, empresa, título, detalles del proyecto, presupuesto y cronograma. Esta valiosa información ingresa a su CRM para nutrir clientes potenciales.
Haga que los formularios de seguimiento de llamadas sean breves y concisos para evitar sobrecargar a las personas que llaman. Limite los campos solo a los elementos esenciales como nombre, empresa, función, teléfono, correo electrónico, requisitos del proyecto y campaña de origen, si se conoce.
Para los miembros del equipo de ventas que reciben llamadas, brinde orientación clara sobre cómo presentar y transmitir el valor del formulario de seguimiento de llamadas. Haga que el flujo de la conversación sea fluido. Equipar al personal para responder cualquier inquietud sobre la privacidad de los datos.
A medida que los clientes potenciales completan los formularios de llamadas, los representantes de ventas también pueden agregar notas internas y comentarios para brindar un contexto útil. Úselo para marcar clientes potenciales calientes, tibios o fríos para un seguimiento adecuado según las necesidades declaradas.
Realizar una puntuación de calidad de clientes potenciales
Desarrolle un sistema de puntuación de clientes potenciales y clasifique cada cliente potencial entrante. Califíquelos como clientes potenciales de nivel A, B o C según criterios como presupuesto, autoridad y cronograma. Esto le permite centrar sus esfuerzos de ventas primero en los clientes potenciales de mayor calidad.
Primero determine qué factores constituyen un cliente potencial A, B o C para su negocio. Esto puede incluir presupuesto, autoridad para tomar decisiones, necesidades demostradas y disposición para comprar.
A continuación, trabaje con ventas para diseñar una metodología de puntuación sencilla para asignar puntos a cada factor. Calcule las puntuaciones totales de clientes potenciales algorítmicamente a través de su CRM. Establezca reglas para etiquetar los rangos de puntuación como nivel A, B o C.
Brinde orientación a los representantes de ventas sobre cómo consultar criterios de puntuación clave en cada llamada de ventas. Los flujos de trabajo de CRM también pueden solicitar automáticamente actualizaciones de los representantes sobre cualquier factor de puntuación que falte en un registro de cliente potencial.
Programe una revisión semanal de los resultados de la puntuación de clientes potenciales y del canal de ventas por nivel. Identifique cualquier problema de proceso que pueda estar provocando una mala asignación de puntuaciones. Refinar los criterios según sea necesario.
Vincular datos fuera de línea con interacciones en línea
Un CRM es esencial para conectar puntos de datos en línea y fuera de línea para cada cliente potencial. Esto puede incluir la correlación de visitas al sitio web, llenado de formularios y descargas de contenido con conversiones fuera de línea posteriores, como llamadas, reuniones o acuerdos ganados. Identifique qué campañas influyen en el recorrido del comprador.
Integre su software de seguimiento fuera de línea y URL personalizadas con el CRM para registrar interacciones automáticamente. Los datos en línea/fuera de línea vinculados a cada cliente potencial brindan una imagen completa.
Para los contactos de ventas que no se originan en canales en línea, aún registre el punto de entrada fuera de línea. Identifique cómo se enteraron de su marca, como un evento, referencia, relación pasada, etc.
Analice las rutas de conversión que toman sus clientes potenciales, desde la visita inicial en línea hasta la llamada o reunión fuera de línea y, finalmente, el cierre. Busque patrones en las fuentes de clientes potenciales para duplicar su apuesta por los mejores canales.
Implementar formularios de seguimiento de CRM
Haga que los representantes de ventas registren todas las reuniones y llamadas de clientes potenciales en el CRM con notas detalladas. Seguimiento del estado, próximos pasos y posibilidades de conversión. Configure notificaciones para tareas de seguimiento para garantizar excelentes tiempos de respuesta de los clientes potenciales.
Cree formularios fáciles de usar para registrar reuniones y llamadas con todos los detalles relevantes, como fecha, posibles asistentes, preguntas formuladas, objeciones, citas proporcionadas y próximas acciones.
Establezca reglas en su CRM para activar automáticamente acciones de seguimiento después de ingresar los registros de llamadas y reuniones, como enviar cotizaciones solicitadas o programar una próxima reunión.
Incorpore métricas de tiempo de respuesta de clientes potenciales en sus informes de ventas. Realice un seguimiento del tiempo promedio desde la llamada del cliente potencial hasta el seguimiento del representante de ventas y apunte a menos de 1 hora. Este nivel de seguimiento mejora la capacidad de respuesta.
Recopile y analice la voz de los datos del cliente
Grabe llamadas y reuniones de ventas cuando sea posible. Transcriba estas conversaciones para descubrir puntos débiles, objeciones, menciones de la competencia y cualquier otra voz de los conocimientos de los clientes. Utilice esta información para perfeccionar los mensajes y el contenido.
Antes de grabar cualquier llamada, asegúrese de consultar con su departamento legal cualquier requisito de privacidad, seguridad o cumplimiento. Informe a las personas que llaman que están siendo grabadas y obtenga su consentimiento.
Utilice servicios de transcripción basados en IA para convertir de manera eficiente las grabaciones de llamadas en datos procesables. Muchos se integran directamente con CRM y plataformas de seguimiento fuera de línea. Resalte las ideas clave.
Comparta la voz de los hallazgos del cliente con los equipos de producto, marketing, ventas y CX para mejorar la comprensión del cliente. Aborde cualquier laguna u objeción recurrente en el producto.
Realizar análisis de ganancias/pérdidas
Tanto para acuerdos ganados como perdidos, programe entrevistas sobre ganancias y pérdidas con tomadores de decisiones clave. Descubra por qué eligieron o no su solución. Busque cualquier tema relacionado con brechas de productos, precios, diferenciación de la competencia o problemas de servicio.
Desarrolle una lista estandarizada de preguntas de entrevista para ganar/perder que cubra áreas como criterios de compra, proceso de decisión, brechas, comparación de competidores y servicio. Identificar ideas para mejorar.
Incentive a los clientes actuales y potenciales a participar en entrevistas ofreciéndoles una tarjeta de regalo o una donación a una organización benéfica durante aproximadamente 30 minutos de su tiempo. Considere recurrir a un tercero para eliminar el sesgo.
Programe sesiones de trabajo periódicas de análisis de pérdidas y ganancias multifuncionales para revisar los principales conocimientos y tendencias. Colaborar en estrategias y próximos pasos para aprovechar las ganancias y abordar las pérdidas.
Fomentar una cultura de decisiones basadas en datos
Cree informes sobre tendencias y métricas de conversión clave. Comparta conocimientos entre departamentos y utilice los datos para impulsar decisiones comerciales. Brinde visibilidad a los equipos de ventas y marketing sobre qué campañas, palabras clave y canales influyen en el recorrido del comprador.
Diseñe paneles e informes que faciliten la absorción de los datos de conversión de un vistazo. Incluya comparaciones con objetivos y promedios históricos para proporcionar contexto.
Reserve tiempo para que los equipos de ventas y marketing revisen conjuntamente los hallazgos de conversión fuera de línea y las estrategias óptimas de seguimiento de clientes potenciales. Derribar silos.
Eduque a los ejecutivos sobre el valor de los conocimientos de datos fuera de línea para informar la estrategia y las inversiones a lo largo del ciclo de vida del cliente. Hacer de la transparencia de los datos una prioridad cultural.
Optimizar e innovar continuamente
Utilice los resultados de conversión fuera de línea para perfeccionar continuamente su proceso de generación de leads, desde mensajes y contenido hasta la cadencia de seguimiento de ventas. Probar nuevos canales e iniciativas. Manténgase al tanto de las tendencias del mercado y de los compradores. El seguimiento y la optimización ágiles impulsarán las conversiones.
Analice las transcripciones de llamadas y reuniones para identificar respuestas a preguntas comunes de los clientes potenciales. Aborde estos problemas de manera proactiva en su contenido y mensajes para nutrir clientes potenciales más rápido.
¿Notas un aumento en las conversiones de una campaña, un área geográfica o un referente? Duplica esas fuentes de alto rendimiento para aumentar aún más las conversiones.
¿Tiene en mente un nuevo canal o una iniciativa de generación de leads? Asegure la participación de los ejecutivos para probar nuevos enfoques utilizando el seguimiento fuera de línea para medir las conversiones y el ROI.
Asignar presupuesto a recursos de seguimiento
El seguimiento adecuado requiere una inversión en software, números/URL únicos, incentivos de ganancia/pérdida y mano de obra para la entrada/análisis de datos. Considere esto como una iniciativa de crecimiento de ingresos, no sólo como un centro de costos. Los conocimientos superarán con creces los costos.
Investigue los precios para las capacidades de software de seguimiento y los niveles de licencia que desee. Obtenga la aceptación de los ejecutivos sobre el retorno de la inversión (ROI) que espera de los insights de conversión.
Tenga en cuenta los costos de compra de números de teléfono locales únicos en sus mercados geográficos objetivo para respaldar campañas de seguimiento y palabras clave.
Dedique tiempo del personal a capturar y organizar información valiosa sobre los datos de conversión, desde la transcripción de llamadas hasta la entrada de datos y los informes de CRM.
Resumen
La implementación de una estrategia integral de seguimiento de conversiones fuera de línea proporciona visibilidad de su proceso completo de generación de leads. Conecte datos en línea y fuera de línea para ver qué esfuerzos de marketing influyen en los clientes potenciales y, en última instancia, generan conversiones. Utilice estos conocimientos para optimizar su estrategia. La optimización y la innovación continuas basadas en datos concretos aumentarán directamente la cantidad y calidad de los clientes potenciales con el tiempo.
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