ما هو طلب تقديم العروض (RFP)؟

طلب تقديم العروض (RFP) هو مصطلح تسويقي لوثيقة عمل تعلن وتقدم معلومات عن المشروع وتطلب من المقاولين تقديم عطاءات لإكمال المشروع.

تميل معظم الشركات المتوسطة والكبيرة إلى استخدام طلب العرض. في العديد من الحالات، تستدعي مناصب إحدى الدوائر الحكومية أو الشركات الكبيرة أيضًا استجابة من الموردين المحتملين لحل تكنولوجيا المعلومات المفضل - وهو عرض رسمي.

يحدد طلب العرض ما يبحث عنه العميل ويحدد كل معيار تقييم سيتم على أساسه تقييم عرض البائع.

ما الذي يتضمنه طلب تقديم العروض؟
بشكل عام، يقدم طلب اقتراح الاقتراح خلفية عن المنظمة المسؤولة وخطوط عملها (LOBs)، ومجموعة من الضروريات التي تحسب الحل المطلوب، ومقاييس المعايير التي تكشف عن كيفية تقييم التوصيات.

عادةً ما يتم تضمين مقطع بيان العمل (SOW) في طلب تقديم العروض، مع تحديد نطاق العمل أو نطاق الخدمة (الخدمات) التي سيتم تقديمها. يتناول هذا القسم المهام التي يجب أن يقوم بها مقدم العرض الفائز. ويجب تقديم جدول زمني للتسليم.

يتم أيضًا تضمين إرشادات لمقدمي العروض حول كيفية إعداد العرض في طلب تقديم العروض. سيتضمن هذا القسم تفاصيل هيكل الاقتراح والإرشادات حول كيفية إنشاء وتنظيم الاستجابة لطلب الاقتراح.

ما هي عملية طلب الاقتراح؟

• قد تبدأ عملية طلب تقديم العروض بمسودة طلب تقديم عروض.
• يقوم مقدمو العروض بمراجعة مسودة وثيقة الطلب وتقديم توصيات للتحسين.
• يمكن للشركة التي أصدرت طلب تقديم العروض أيضًا دعوة مقدمي العروض المحتملين لطرح أسئلة حول مستند العرض ومعرفة المزيد عن المشروع في اجتماع ما قبل تقديم العطاء.
• بعد ذلك، يتم إصدار طلب تقديم العروض النهائي، والذي يعكس التعليقات التي تم الحصول عليها خلال مرحلة المسودة، ويقدم مقدمو العروض العروض.
• يمكن للعميل تضييق نطاق مقدمي العروض من مجموعة أصغر والدخول في مفاوضات السعر والمعلومات الفنية. استعدادًا لترسية العقد، يمكن للعميل دعوة بقية مقدمي العروض لإرسال العرض الأفضل والنهائي.

لماذا تعتبر طلبات تقديم العروض مهمة؟
يعتبر طلب تقديم العروض مهمًا لعدة أسباب وجيهة: في بعض الأحيان، يتطلب تعقيد مشروع تكنولوجيا المعلومات طلب تقديم عروض رسمي. يمكن للجمعية الاستفادة من مختلف مقدمي العروض ووجهات النظر عند البحث عن حل متكامل يتطلب مزيجًا من التقنيات وتجار التجزئة والإعدادات الممكنة.

على سبيل المثال، قد تتطلب الأعمال التجارية التي تنتقل من إطار العمل الورقي إلى إطار العمل القائم على الكمبيوتر توصيات بشأن جميع المعدات والبرمجة وتدريب العملاء اللازمة لبناء إطار العمل الجديد ودمجه في الجمعية.