Vad är Request for Proposal (RFP)?

A Request for Proposal (RFP) är en marknadsföringsterm för ett affärsdokument som deklarerar och presenterar information om ett projekt och ber entreprenörer att lägga anbud för att slutföra projektet.

De flesta medelstora och stora företag tenderar att använda Request for Proposal. I flera fall ringer också en myndighet eller stora företagspositioner svar från potentiella leverantörer för en föredragen IT-lösning – ett formellt bud.

Begäran om förslag definierar vad kunden söker efter och identifierar varje bedömningskriterium som en leverantörs förslag skulle bedömas utifrån.

Vad ingår i en begäran om förslag?
I allmänhet ger en begäran om förslagsförslag bakgrund om den ansvariga organisationen och dess verksamhetsgrenar (LOBs), en massa nödvändigheter som räknar den sökta lösningen och kriterieåtgärder som avslöjar hur rekommendationer kommer att utvärderas.

Ett segment av arbetsbeskrivningen (SOW) ingår vanligtvis i förfrågan om förslag, och anger omfattningen av arbetet eller omfattningen av den eller de tjänster som ska tillhandahållas. Detta avsnitt tar upp de uppdrag som den vinnande budgivaren ska utföra. Och en tidslinje för leveranser som ska ges.

Vägledning för anbudsgivare om hur man utarbetar ett förslag finns också i Anbudsförfrågan. Detta avsnitt kommer att innehålla detaljerna i förslagets struktur och vägledning om hur man konstruerar och organiserar svaret på begäran om förslag.

Vad är processen för en begäran om förslag?

• Processen för begäran om förslag kan börja med ett utkast till en begäran om förslag.
• Anbudsgivare granskar utkastet till begärandedokumentet och lämnar rekommendationer för förbättringar.
• Det företag som utfärdar en begäran om förslag kan också bjuda in potentiella anbudsgivare att ställa frågor om anbudshandlingen och lära sig mer om projektet vid ett förbudsmöte.
• Sedan släpps den slutliga begäran om förslag, vilket återspeglar feedback som erhållits under utkaststadiet, och anbudsgivare lämnar in förslag.
• Kunden kan begränsa budgivare från en mindre grupp och gå in i pris- och tekniska informationsförhandlingar. Som förberedelse för tilldelning av kontrakt kan beställaren bjuda in återstående budgivare att skicka ett bästa och slutgiltiga bud.

Varför är anbudsförfrågan viktiga?
En anbudsförfrågan är viktig av några goda skäl: Ibland kräver komplexiteten i en IT-satsning en formell anbudsförfrågan. En förening kan dra nytta av olika budgivare och synpunkter när de letar efter en integrerad lösning som kräver en blandning av teknik, återförsäljare och möjliga inställningar.

Ett företag som går från pappersbaserat ramverk till ett PC-baserat ramverk kan till exempel kräva rekommendationer för all utrustning, programmering och kundutbildning som behövs för att bygga upp och införliva det nya ramverket i föreningen.