Kaj je zahteva za ponudbo (RFP)?

Zahteva za ponudbo (RFP) je tržni izraz za poslovni dokument, ki navaja in predstavlja informacije o projektu ter od izvajalcev zahteva, da oddajo ponudbe za dokončanje projekta.

Večina srednje velikih in velikih podjetij uporablja Request for Proposal. V več primerih vladni oddelek ali položaji velikih podjetij pokličejo tudi odgovor potencialnih dobaviteljev za prednostno IT rešitev – uradno ponudbo.

Zahteva za ponudbo opredeljuje, kaj kupec išče, in identificira vsako merilo ocenjevanja, na podlagi katerega bi se ocenila ponudba prodajalca.

Kaj je vključeno v zahtevo za predlog?
Na splošno zahteva za predlog predloga podaja ozadje odgovorne organizacije in njenih dejavnosti (LOB), vrsto potreb, ki štejejo iskano rešitev, in merila meril, ki razkrivajo, kako bodo priporočila ocenjena.

Segment izjave o delu (SOW) je običajno vključen v zahtevo za predlog, ki določa obseg dela ali obseg storitev, ki jih je treba zagotoviti. Ta razdelek obravnava naloge, ki jih mora prevzeti zmagovalni ponudnik. In časovni okvir za rezultate, ki jih je treba dati.

Navodila za ponudnike, kako pripraviti ponudbo, so prav tako vključena v Povpraševanje za ponudbo. Ta razdelek bo vključeval posebnosti strukture predloga in smernice o tem, kako sestaviti in organizirati odgovor na zahtevo za predlog.

Kakšen je postopek zahteve za predlog?

• Postopek zahteve za predlog se lahko začne z osnutkom zahteve za predlog.
• Ponudniki pregledajo osnutek zahteve in podajo priporočila za izboljšave.
• Podjetje, ki izda zahtevo za zbiranje ponudb, lahko tudi povabi potencialne ponudnike, da postavijo vprašanja o razpisni dokumentaciji in izvedo več o projektu na sestanku pred ponudbo.
• Nato se objavi končna zahteva za ponudbo, ki odraža povratne informacije, pridobljene med fazo osnutka, in ponudniki oddajo predloge.
• Naročnik lahko zoži ponudnike iz manjše skupine in vstopi v pogajanja o ceni in tehničnih informacijah. V pripravah na oddajo naročila lahko naročnik povabi preostale ponudnike, da pošljejo najboljšo in končno ponudbo.

Zakaj so RFP-ji pomembni?
RFP je pomemben zaradi nekaj dobrih razlogov: včasih kompleksnost IT podviga zahteva uradni RFP. Združenje lahko koristi od različnih ponudnikov in stališč, ko išče integrirano rešitev, ki zahteva mešanico tehnologij, trgovcev na drobno in možnih nastavitev.

Podjetje, ki se premika s papirnatega ogrodja na ogrodje, ki temelji na osebnem računalniku, lahko na primer zahteva priporočila za vso opremo, programiranje in usposabljanje strank, potrebno za izgradnjo in vključitev novega ogrodja v združenje.