O que é Solicitação de Proposta (RFP)?

Uma Solicitação de Proposta (RFP) é um termo de marketing para um documento comercial que declara e apresenta informações sobre um projeto e solicita que os empreiteiros apresentem propostas para concluir o projeto.

A maioria das empresas de médio e grande porte tende a usar Solicitação de Proposta. Em vários casos, um departamento governamental ou cargos de grandes empresas também solicitam resposta de potenciais fornecedores para uma solução de TI preferida – uma proposta formal.

A solicitação de proposta define o que o cliente busca e identifica cada critério de avaliação pelo qual a proposta de um fornecedor seria avaliada.

O que está incluído em uma solicitação de proposta?
Em geral, uma proposta de solicitação de proposta fornece antecedentes sobre a organização responsável e suas linhas de negócios (LOBs), um conjunto de necessidades que contam a solução buscada e medidas de critérios que revelam como as recomendações serão avaliadas.

Um segmento de Declaração de Trabalho (SOW) geralmente é incluído na Solicitação de Proposta, especificando o escopo do trabalho ou o escopo do(s) serviço(s) a ser(em) fornecido(s). Esta seção aborda as tarefas a serem realizadas pelo licitante vencedor. E um cronograma para entregas a serem fornecidas.

Orientações para os licitantes sobre como preparar uma proposta também estão incluídas na Solicitação de Proposta. Esta seção incluirá os detalhes da estrutura da proposta e orientações sobre como construir e organizar a resposta à Solicitação de Proposta.

Qual é o processo de uma solicitação de proposta?

• O processo de Solicitação de Proposta pode começar com uma minuta de Solicitação de Proposta.
• Os licitantes analisam o documento preliminar da solicitação e enviam recomendações para melhorias.
• A empresa que emite uma Solicitação de Proposta também pode convidar potenciais licitantes para fazer perguntas sobre o documento de licitação e saber mais sobre o projeto em uma reunião pré-licitação.
• Em seguida, a Solicitação de Proposta final é divulgada, refletindo o feedback obtido durante a fase preliminar, e os licitantes enviam as propostas.
• O cliente pode restringir os licitantes de um grupo menor e entrar nas negociações de preços e informações técnicas. Na preparação para a adjudicação de um contrato, o cliente pode convidar os licitantes restantes a enviarem uma oferta melhor e final.

Por que as RFPs são importantes?
Uma RFP é importante por alguns bons motivos: Às vezes, a complexidade de um empreendimento de TI exige uma RFP formal. Uma associação pode lucrar com vários proponentes e pontos de vista ao procurar uma solução integrada que exija uma combinação de tecnologias, varejistas e configurações possíveis.

Uma empresa que está mudando de uma estrutura baseada em papel para uma estrutura baseada em PC, por exemplo, pode exigir recomendações para todos os equipamentos, programação e treinamento de clientes necessários para construir e incorporar a nova estrutura na associação.