Co to jest zapytanie ofertowe (RFP)?

Zapytanie ofertowe (RFP) to termin marketingowy określający dokument biznesowy zawierający i przedstawiający informacje na temat projektu oraz wzywający wykonawców do składania ofert w celu ukończenia projektu.

Większość średnich i dużych firm korzysta z Zapytania ofertowego. W kilku przypadkach departament rządowy lub stanowiska w dużych firmach również zwracają się do potencjalnych dostawców o preferowane rozwiązanie IT — formalną ofertę.

Zapytanie ofertowe określa, czego szuka klient i określa każde kryterium oceny, według którego będzie oceniana oferta dostawcy.

Co zawiera zapytanie ofertowe?
Ogólnie rzecz biorąc, zapytanie ofertowe zawiera informacje na temat odpowiedzialnej organizacji i jej linii biznesowych (LOB), szereg wymagań dotyczących poszukiwanego rozwiązania oraz kryteria określające, w jaki sposób rekomendacje będą oceniane.

Segment zawierający opis prac (SOW) jest zwykle zawarty w zapytaniu ofertowym, określający zakres prac lub zakres usług, które mają zostać wykonane. W tej części omówiono zadania, które ma wykonać zwycięski oferent. Oraz harmonogram dostarczenia produktów.

Wytyczne dla oferentów dotyczące przygotowania oferty znajdują się także w Zapytaniu Ofertowym. Ta sekcja będzie zawierać szczegółowe informacje na temat struktury wniosku oraz wskazówki dotyczące tworzenia i organizowania odpowiedzi na zapytanie ofertowe.

Jak wygląda proces zapytania ofertowego?

• Proces Zapytania Ofertowego może rozpocząć się od projektu Zapytania Ofertowego.
• Oferenci przeglądają projekt dokumentu zapytania i przedstawiają zalecenia dotyczące ulepszeń.
• Firma wystawiająca zapytanie ofertowe może również zaprosić potencjalnych oferentów do zadawania pytań na temat dokumentu przetargowego i uzyskania dodatkowych informacji na temat projektu na spotkaniu poprzedzającym złożenie oferty.
• Następnie publikowane jest ostateczne zapytanie ofertowe, odzwierciedlające opinie uzyskane na etapie projektu, a oferenci składają oferty.
• Klient może zawęzić oferentów z mniejszej grupy i przystąpić do negocjacji cenowych i informacji technicznych. Przygotowując się do udzielenia zamówienia, Klient może zaprosić pozostałych oferentów do przesłania najlepszej i ostatecznej oferty.

Dlaczego zapytania ofertowe są ważne?
Zapytanie ofertowe jest ważne z kilku dobrych powodów: Czasami złożoność przedsięwzięcia IT wymaga formalnego zapytania ofertowego. Szukając zintegrowanego rozwiązania wymagającego połączenia technologii, sprzedawców detalicznych i możliwych konfiguracji, stowarzyszenie może skorzystać na opinii różnych oferentów i punktów widzenia.

Na przykład firma przechodząca z wersji papierowej na platformę opartą na komputerach PC może zażądać rekomendacji dotyczących całego sprzętu, programowania i szkoleń dla klientów potrzebnych do zbudowania i wdrożenia nowej struktury w stowarzyszeniu.