Apa itu Permintaan Proposal (RFP)?

Permintaan Proposal (RFP) adalah istilah pemasaran untuk dokumen bisnis yang menyatakan dan menyajikan informasi tentang suatu proyek dan meminta kontraktor untuk mengajukan penawaran untuk menyelesaikan proyek tersebut.

Kebanyakan perusahaan menengah dan besar cenderung menggunakan Permintaan Proposal. Dalam beberapa kasus, posisi di departemen pemerintah atau perusahaan besar juga meminta tanggapan dari calon pemasok untuk solusi TI pilihan — sebuah penawaran formal.

Permintaan proposal menentukan apa yang dicari pelanggan dan mengidentifikasi setiap kriteria penilaian yang akan digunakan untuk menilai proposal vendor.

Apa saja yang termasuk dalam Permohonan Proposal?
Secara umum, permintaan proposisi proposal memberikan latar belakang tentang organisasi yang bertanggung jawab dan lini bisnisnya (LOB), serangkaian kebutuhan yang menghitung solusi yang dicari, dan ukuran kriteria yang mengungkap bagaimana rekomendasi akan dievaluasi.

Segmen Pernyataan Kerja (SOW) biasanya disertakan dalam Permintaan Proposal, yang menentukan ruang lingkup pekerjaan atau cakupan layanan yang akan diberikan. Bagian ini membahas penugasan yang harus dilakukan oleh pemenang lelang. Dan batas waktu penyerahan yang akan diberikan.

Panduan bagi peserta lelang tentang cara menyiapkan proposal juga disertakan dalam Permintaan Proposal. Bagian ini akan mencakup rincian struktur proposal dan panduan tentang cara menyusun dan mengatur tanggapan Permohonan Proposal.

Bagaimana Proses Permohonan Proposal?

• Proses Permohonan Proposal dapat dimulai dengan rancangan Permohonan Proposal.
• Peserta lelang meninjau draf dokumen permintaan dan menyampaikan rekomendasi perbaikan.
• Perusahaan yang menerbitkan Permintaan Proposal juga dapat mengundang calon peserta lelang untuk mengajukan pertanyaan tentang dokumen penawaran dan mempelajari lebih lanjut tentang proyek tersebut pada pertemuan pra-pelelangan.
• Kemudian, Permintaan Proposal final dikeluarkan, yang mencerminkan masukan yang diperoleh selama tahap draf, dan peserta lelang menyerahkan proposal.
• Pelanggan dapat mempersempit penawar dari kelompok yang lebih kecil dan memasukkan negosiasi harga dan informasi teknis. Dalam persiapan untuk memberikan kontrak, klien dapat mengundang sisa penawar untuk mengirimkan penawaran terbaik dan terakhir.

Mengapa RFP Penting?
RFP penting karena beberapa alasan bagus: Terkadang, kompleksitas usaha TI memerlukan RFP formal. Sebuah asosiasi dapat memperoleh keuntungan dari berbagai penawar dan sudut pandang ketika mencari solusi terintegrasi yang memerlukan perpaduan teknologi, pengecer, dan kemungkinan pengaturan.

Sebuah bisnis yang berpindah dari kerangka kerja berbasis kertas ke kerangka kerja berbasis PC, misalnya, mungkin memerlukan rekomendasi untuk semua peralatan, pemrograman, dan pelatihan klien yang diperlukan untuk membangun dan memasukkan kerangka kerja baru ke dalam asosiasi.