Was ist eine Angebotsanfrage (RFP)?

Eine Angebotsanfrage (RFP) ist ein Marketingbegriff für ein Geschäftsdokument, in dem Informationen zu einem Projekt deklariert und präsentiert werden und Auftragnehmer aufgefordert werden, ein Angebot für die Fertigstellung des Projekts abzugeben.

Die meisten mittleren und großen Unternehmen nutzen eher die Angebotsanfrage. In einigen Fällen fordert eine Regierungsbehörde oder ein großes Unternehmen auch die Antwort potenzieller Lieferanten für eine bevorzugte IT-Lösung an – ein formelles Angebot.

Die Angebotsanfrage definiert, wonach der Kunde sucht, und identifiziert jedes Bewertungskriterium, anhand dessen das Angebot eines Anbieters bewertet werden würde.

Was ist in einer Angebotsanfrage enthalten?
Im Allgemeinen bietet eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen Hintergrundinformationen zur verantwortlichen Organisation und ihren Geschäftsbereichen (LOBs), eine Reihe von Anforderungen, die die angestrebte Lösung zählen, und Kriterien, die Aufschluss darüber geben, wie Empfehlungen bewertet werden.

In der Angebotsanfrage ist normalerweise ein SOW-Segment (Statement of Work) enthalten, in dem der Umfang der zu erbringenden Arbeiten oder der zu erbringenden Dienstleistungen angegeben ist. In diesem Abschnitt geht es um die Aufgaben, die der erfolgreiche Bieter übernehmen muss. Und einen Zeitplan für die zu erbringenden Leistungen.

Hinweise für Bieter zur Ausarbeitung eines Angebots sind ebenfalls in der Angebotsanfrage enthalten. Dieser Abschnitt enthält Einzelheiten zur Struktur des Vorschlags und Anleitungen zum Aufbau und zur Organisation der Antwort auf die Angebotsanfrage.

Wie läuft eine Angebotsanfrage ab?

• Der Prozess der Angebotsanfrage kann mit einem Entwurf der Angebotsanfrage beginnen.
• Bieter prüfen den Entwurf des Ausschreibungsdokuments und unterbreiten Verbesserungsvorschläge.
• Das Unternehmen, das eine Angebotsanfrage ausstellt, kann potenzielle Bieter auch einladen, bei einem Treffen vor der Angebotsabgabe Fragen zum Angebotsdokument zu stellen und mehr über das Projekt zu erfahren.
• Anschließend wird die endgültige Angebotsanfrage veröffentlicht, die das während der Entwurfsphase erhaltene Feedback widerspiegelt, und die Bieter reichen Vorschläge ein.
• Der Kunde kann Bieter aus einer kleineren Gruppe eingrenzen und an Preis- und technischen Informationsverhandlungen teilnehmen. Zur Vorbereitung der Auftragsvergabe kann der Auftraggeber die verbleibenden Bieter einladen, ein bestes und endgültiges Angebot zu übermitteln.

Warum sind RFPs wichtig?
Eine Ausschreibung ist aus mehreren guten Gründen wichtig: Manchmal erfordert die Komplexität eines IT-Unternehmens eine formelle Ausschreibung. Ein Verband kann von verschiedenen Bietern und Standpunkten profitieren, wenn er nach einer integrierten Lösung sucht, die eine Mischung aus Technologien, Einzelhändlern und möglichen Konfigurationen erfordert.

Ein Unternehmen, das beispielsweise von einem papierbasierten Framework auf ein PC-basiertes Framework umsteigt, benötigt möglicherweise Empfehlungen für die gesamte Ausrüstung, Programmierung und Kundenschulung, die für den Aufbau und die Integration des neuen Frameworks in den Verband erforderlich sind.